Alles zur E-Rechnung

Published On: 30 Juli, 2026

3,4 min read

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E-Rechnung im Unternehmen

E-Rechnung richtig umsetzen: Eingang, Ausgang und Archivierung zusammendenken

Die E-Rechnung verändert nicht nur ein Dateiformat, sondern den gesamten Rechnungsprozess. Unternehmen müssen strukturierte Rechnungen empfangen, prüfen, verarbeiten, versenden und nachvollziehbar archivieren können. Entscheidend ist deshalb ein durchgängiges Zusammenspiel aus Software, Daten und klaren Abläufen.

Die drei zentralen Bereiche

E-Rechnung verstehen und Anforderungen einordnen
Eingehende Rechnungen digital verarbeiten
Ausgangsrechnungen strukturiert erzeugen

Mehr als ein neues Rechnungsformat

Warum Unternehmen ihre Rechnungsprozesse jetzt ganzheitlich prüfen sollten

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format. Anders als bei einem gewöhnlichen PDF können die enthaltenen Rechnungsdaten automatisiert ausgelesen und weiterverarbeitet werden. Gängige Formate sind insbesondere XRechnung und ZUGFeRD. Ein PDF allein erfüllt die Anforderungen an eine E-Rechnung grundsätzlich nicht.

Für Unternehmen reicht es deshalb nicht, nur den Versand oder nur den Empfang zu betrachten. Rechnungseingang, Rechnungsausgang, Freigaben, Schnittstellen zur Buchhaltung und die nachvollziehbare Archivierung müssen miteinander funktionieren. Erst daraus entsteht ein belastbarer E-Rechnungsprozess ohne unnötige Medienbrüche.

Orientierung und passende Lösungen

Drei Perspektiven auf die E-Rechnung

Je nach Ausgangssituation stehen andere Fragen im Vordergrund. Die folgenden Themenseiten führen gezielt zu Grundlagen, Rechnungseingang und Rechnungsausgang.

Grundlagen

E-Rechnung sicher empfangen, versenden und archivieren

Welche Anforderungen gelten, welche Formate sind relevant und worin unterscheidet sich eine echte E-Rechnung von einem gewöhnlichen PDF? Diese Seite bietet den kompakten Gesamtüberblick.

Grundlagen ansehen

Rechnungseingang

Eingehende E-Rechnungen mit ELO Invoice verarbeiten

Von der zentralen Erfassung über Prüfung und Freigabe bis zur Übergabe an die Buchhaltung und rechtskonformen Archivierung: ELO Invoice unterstützt einen nachvollziehbaren digitalen Rechnungseingang.

Rechnungseingang ansehen

Rechnungsausgang

E-Rechnungen aus ERP und WaWi erzeugen

Haufe X360 und SelectLine setzen dort an, wo Ausgangsrechnungen entstehen. Strukturierte Daten, passendes Format, Validierung, Versand und Ablage werden direkt in den Prozess eingebunden.

Rechnungsausgang ansehen

Zwei Seiten eines Prozesses

E-Rechnungen empfangen und versenden: Beides gehört zusammen

Der Rechnungseingang und der Rechnungsausgang stellen unterschiedliche Anforderungen. Beide müssen jedoch in dieselbe Systemlandschaft und dieselben organisatorischen Abläufe passen.

Im Rechnungseingang geht es um …

Rechnungen zentral zu empfangen und zu erfassen
Daten auszulesen und formal zu validieren
Prüfungen und Freigaben nachvollziehbar zu steuern
Buchungsdaten an die Finanzbuchhaltung zu übergeben
Dokumente sicher und auffindbar zu archivieren

Im Rechnungsausgang geht es um …

Rechnungen direkt aus dem führenden System zu erzeugen
Stammdaten und Pflichtangaben vollständig zu pflegen
Das passende Format je Empfänger festzulegen
Rechnungen vor dem Versand zu validieren
Versand, Status und Ablage nachvollziehbar zu dokumentieren

Schrittweise zur passenden Umsetzung

So wird aus einzelnen Anforderungen ein durchgängiger E-Rechnungsprozess

Die Umstellung sollte nicht beim Dateiformat beginnen, sondern bei den vorhandenen Abläufen und Systemen.

01

Ist-Prozess erfassen

Dokumentieren, wie Rechnungen heute eingehen, erstellt, geprüft, freigegeben, verbucht und archiviert werden.

02

Systeme prüfen

ERP, Warenwirtschaft, Buchhaltung, Dokumentenmanagement und vorhandene Schnittstellen auf ihre Fähigkeiten prüfen.

03

Anforderungen definieren

Benötigte Formate, Versandwege, Freigaben, Prüfungen, Zuständigkeiten und Archivierungsanforderungen festlegen.

04

Zielprozess entwickeln

Einen Ablauf gestalten, der Rechnungen ohne unnötige Medienbrüche durch Eingang, Prüfung, Buchung, Versand und Archivierung führt.

05

Mit Testfällen prüfen

Anhand realer Rechnungen testen, ob Erstellung, Empfang, Validierung, Verarbeitung und Ablage zuverlässig funktionieren.

06

Mitarbeitende einbeziehen

Zuständigkeiten klären, Anwender schulen und einen verlässlichen Umgang mit Rückfragen und Fehlerfällen etablieren.

Fazit

Die E-Rechnung als durchgängigen Prozess verstehen

Die E-Rechnung sollte nicht isoliert als gesetzliche Pflicht betrachtet werden. Richtig umgesetzt bietet sie die Chance, bestehende Abläufe zu vereinfachen, manuelle Tätigkeiten zu reduzieren und Informationen schneller verfügbar zu machen.

Entscheidend ist, dass Unternehmen nicht nur einzelne Formate oder Softwarefunktionen betrachten. Rechnungseingang, Rechnungsausgang, Freigaben, Schnittstellen und Archivierung müssen gemeinsam gedacht werden. Die nasdo AG unterstützt dabei, bestehende Prozesse zu analysieren und eine passende Lösung für Empfang, Verarbeitung, Erstellung und Archivierung von E-Rechnungen zu entwickeln.

Ihr nächster Schritt

Prüfen Sie Ihre Rechnungsprozesse auf E-Rechnungsfähigkeit.

Gemeinsam klären wir, wie Rechnungen heute bei Ihnen eingehen und entstehen, welche Systeme beteiligt sind und welche nächsten Schritte für Empfang, Versand und Archivierung sinnvoll sind.

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