Ausgehende Rechnungen

E‑Rechnungen systemgestützt aus ERP, Warenwirtschaft und Buchhaltung heraus erzeugen

Ab 2027 und 2028 wird der Versand von E-Rechnungen für inländische B2B-Umsätze verpflichtend. Entscheidend ist, dass Ausgangsrechnungen mit vollständigen Pflichtangaben im richtigen Format erzeugt, geprüft, versendet und nachvollziehbar abgelegt werden.

  • ZUGFeRD und XRechnung

  • Format individuell

  • Validierung vor Versand

Ausgangsrechnung

Rechnung erstellen
Kundendaten, Artikel, Steuer, Zahlungsbedingungen — Entwurf

Format wählen
ZUGFeRD oder XRechnung nach Empfänger — Prüfen

Validieren
EN 16931, Pflichtfelder und Versandweg — Senden

Ablage sichern
Beleg, Datensatz und Versandnachweis auffindbar halten — Archiv

ab 01.01.2027

Unternehmen mit Vorjahresumsatz über 800.000 Euro müssen E-Rechnungen ausstellen können.

ab 01.01.2028

Die Versandpflicht gilt auch für die übrigen Unternehmen, soweit keine Ausnahme greift.

EN 16931

Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz. Ein PDF allein erfüllt die Anforderungen an eine E‑Rechnung nicht.

Warum die Ausgangsseite anders ist

Der Rechnungsversand beginnt nicht beim E‑Mail-Anhang, sondern bei den strukturierten Rechnungsdaten.

Ausgangsrechnungen entstehen aus Kundendaten, Artikeln, Leistungen, Steuersatz, Lieferdatum, Zahlungsbedingungen und Belegnummer. Damit daraus eine gültige E-Rechnung wird, muss das erzeugende System die richtigen Daten im richtigen Format ausgeben können.

Was Unternehmen vor dem Versand klären müssen

  • Welche Kundengruppen brauchen ZUGFeRD, XRechnung oder ein anderes zulässiges Format?
  • Sind alle Pflichtangaben in ERP, Warenwirtschaft oder Buchhaltung vollständig gepflegt?
  • Wer prüft, ob die Rechnung formal gültig ist, bevor sie verschickt wird?
  • Wie werden Rechnung, strukturierter Datensatz und Versandnachweis später gefunden?

Was ein sauberer Rechnungsausgang leisten sollte

  • Rechnungen direkt aus dem führenden System erzeugen statt manuell umzuwandeln.
  • Format je Empfänger festlegen, etwa ZUGFeRD für B2B oder XRechnung für öffentliche Auftraggeber.
  • Validierung vor Versand einplanen, damit fehlerhafte Rechnungen nicht erst beim Kunden auffallen.
  • Ablage, Nachvollziehbarkeit und spätere Auswertung von Anfang an mitdenken.

Lösungen für den Rechnungsausgang

Haufe X360 und SelectLine setzen an der Stelle an, an der Ausgangsrechnungen entstehen.

Für die Ausgangsseite sind ERP, Warenwirtschaft und Buchhaltung entscheidend. Dort werden die Daten gepflegt, aus denen die E-Rechnung erzeugt wird.

Haufe X360

Cloud-ERP für Finance, Buchhaltung und E-Rechnungsversand

Haufe X360 unterstützt den Versand von E-Rechnungen im Standard. Für den Rechnungsausgang sind insbesondere ZUGFeRD und XRechnung relevant, die Massenverarbeitung sowie die Möglichkeit, das Versandformat pro Kunde zu konfigurieren.

  • Versand von E-Rechnungen im Format ZUGFeRD EN 16931 und XRechnung EN 16931.
  • Format für den E-Rechnungsversand pro Kunde konfigurierbar.
  • Massenverarbeitung für den E-Rechnungsversand.
  • Geeignet, wenn Rechnungswesen, ERP und Auswertungen in einer Cloud-Lösung zusammenlaufen sollen.

SelectLine

Warenwirtschaft und ERP für strukturierte Ausgangsrechnungen

SelectLine unterstützt ZUGFeRD und XRechnung und ist auf die E-Rechnungsanforderungen nach EN 16931 ausgerichtet. Damit lassen sich Ausgangsrechnungen aus vorhandenen Warenwirtschafts- und ERP-Prozessen erzeugen.

  • Unterstützung von XRechnung und ZUGFeRD.
  • Konformität zur EU-Norm EN 16931 mit CII- und UBL-Bezug.
  • Ausgangsrechnungen aus Auftrags-, Artikel- und Kundendaten erstellen.
  • Geeignet für Unternehmen, die ihre Warenwirtschaft und Rechnungsstellung mit SelectLine abbilden.

Vom Beleg zum Versand

So sollte eine ausgehende E-Rechnung entstehen.

Die Ausgangsrechnung sollte nicht erst am Ende in ein Format gezwungen werden. Besser ist ein Ablauf, bei dem die Rechnungsdaten von Anfang an sauber gepflegt, geprüft und passend ausgegeben werden.

01

Daten pflegen

Kundenstamm, Steuernummern, Leistungsdaten, Zahlungsbedingungen und Rechnungsadressen prüfen.

02

Rechnung erzeugen

Aus ERP, Warenwirtschaft oder Buchhaltung eine Rechnung mit vollständigen Pflichtangaben erstellen.

03

Format wählen

Je Empfänger festlegen, ob ZUGFeRD, XRechnung oder ein anderer zulässiger Weg benötigt wird.

04

Validieren

Vor Versand formal prüfen, ob Struktur, Pflichtfelder und Format zum Standard passen.

05

Versenden

Rechnung über den vereinbarten Kanal verschicken, etwa E-Mail, Portal oder angebundene Plattform.

06

Ablegen

Rechnung, strukturierter Datensatz und Versandinformationen nachvollziehbar aufbewahren.

Kostenloser Beratungstermin

Unverbindlich anfragen

Umsetzung mit nasdo

Welche Lösung passt zu Ihrem Rechnungsausgang?

Nicht jedes Unternehmen braucht dieselbe Umsetzung. nasdo prüft, wo Ausgangsrechnungen heute entstehen, welche Systeme beteiligt sind und ob ein neues System oder eine Kombination mit weiteren Bausteinen sinnvoll ist.

ERP prüfen

Welche Systeme erzeugen Rechnungen, Gutschriften, Abschläge oder Dauerrechnungen?

Formate festlegen

ZUGFeRD, XRechnung, Kundenanforderungen, öffentliche Auftraggeber und Versandwege klären.

Daten bereinigen

Kundenstamm, Pflichtfelder, Steuern, Zahlungsbedingungen und Ansprechpartner prüfen.

Betrieb sichern

Anwender schulen, Testfälle durchspielen, Fehlerklärung und Support organisieren.

Format, Kunde, Versandweg

Beim Ausgang entscheidet der Empfänger oft mit.

Viele Unternehmen werden unterschiedliche Anforderungen bedienen müssen. Ein öffentlicher Auftraggeber erwartet häufig XRechnung. Im B2B-Umfeld kann ZUGFeRD praktisch sein, weil PDF-Ansicht und XML-Datensatz kombiniert werden.

ZUGFeRD

Hybridformat mit PDF-Ansicht und eingebettetem XML-Datensatz. Für viele B2B-Fälle gut handhabbar, sofern ein EN-16931-konformes Profil verwendet wird.

XRechnung

Reines XML-Format, besonders wichtig im Austausch mit öffentlichen Auftraggebern und strukturierten Systemprozessen.

PDF

Ein PDF allein erfüllt die Anforderungen an eine E‑Rechnung nicht. Es kann weiterhin als Ansicht oder Begleitdokument vorkommen, ersetzt aber nicht den strukturierten Datensatz.

Validierung vor Versand vermeidet Rückfragen.

Fehlen Pflichtangaben oder passt die Struktur nicht, kann eine Rechnung beim Empfänger hängen bleiben. Deshalb sollte der Rechnungsausgang vor dem Versand prüfen, ob Format und Inhalte formal stimmen.

Warum nasdo

Weil E-Rechnungen im Ausgang mehr als ein Exportknopf sind.

Der Rechnungsausgang berührt Vertrieb, Auftragsbearbeitung, Buchhaltung, IT und Archivierung. nasdo verbindet die passende Software mit den Prozessen, die im Alltag funktionieren müssen.

Wir klären die fachlichen Fragen

  • Welche Kunden müssen ab wann E-Rechnungen erhalten?
  • Welche Rechnungsarten gibt es: Standardrechnung, Gutschrift, Abschlag, Schlussrechnung oder Dauerrechnung?
  • Welche Pflichtangaben fehlen heute noch in Stammdaten oder Belegvorlagen?
  • Wie sollen Rückfragen, Ablehnungen und Korrekturen bearbeitet werden?

Wir klären die technische Umsetzung

  • Ob ein neues System oder eine bestehende Lösung die Anforderungen abbildet.

  • Wie Formatlogik, Kundenvorgaben und Versandwege im System eingestellt werden.
  • Wie Testrechnungen, Validierung und Go-live vorbereitet werden.
  • Wie der Rechnungsausgang mit Archivierung und Support verbunden wird.

Nächster Schritt

Prüfen Sie Ihren Rechnungsausgang auf E‑Rechnungsfähigkeit.

Im Beratungstermin klären wir, wie Ausgangsrechnungen heute bei Ihnen entstehen, welche Formate benötigt werden und ob ein neues System oder eine andere Einbindung sinnvoll ist.

Ihr Ansprechpartner

Ihr fester Ansprechpartner –
vom Start bis zum Betrieb

Eberlein, Patrick

Wir besprechen gemeinsam, wie Rechnungen heute bei Ihnen eingehen, wie Ausgangsrechnungen erstellt werden und welche Systeme beteiligt sind. Danach erhalten Sie eine klare Einschätzung, welche Schritte für Empfang, Versand und Archivierung sinnvoll sind.

Häufige Fragen

Was Unternehmen vor der Umstellung wissen wollen

Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 Euro müssen ab dem 1. Januar 2027 E-Rechnungen ausstellen können. Für die übrigen Unternehmen gilt die Pflicht ab dem 1. Januar 2028, soweit keine Ausnahme greift.

Ein normales PDF ist keine E-Rechnung nach EN 16931. Für den verpflichtenden B2B-Rechnungsausgang braucht es einen strukturierten Datensatz, zum Beispiel XRechnung oder ein geeignetes ZUGFeRD-Profil.

Haufe X360 ist besonders interessant, wenn ERP, Buchhaltung und E-Rechnungsprozesse in einer Cloud-Lösung zusammenlaufen sollen. SelectLine ist stark, wenn Warenwirtschaft, Auftragsbearbeitung und Rechnungsstellung im Mittelstand zentral abgebildet werden. nasdo prüft den passenden Weg anhand Ihrer heutigen Systeme.

Nein, nicht pauschal. XRechnung ist besonders bei öffentlichen Auftraggebern relevant. Im B2B-Umfeld kann ZUGFeRD sinnvoll sein. Entscheidend ist, dass das Format die rechtlichen Anforderungen erfüllt und zum Empfänger passt.