Digitaler Rechnungseingang

Eingehende E‑Rechnungen vom Empfang bis zur rechtskonformen Archivierung im Griff.

Mit ELO Invoice erfassen Sie eingehende E‑Rechnungen strukturiert, prüfen sie nachvollziehbar und archivieren sie gemäß Ihren Compliance‑Vorgaben. Ob XRechnung, ZUGFeRD oder andere Formate: Wir richten die Lösung passend zu Ihren Abläufen ein.

  • XRechnung & ZUGFeRD

  • ELO Invoice als Lösung

  • Freigabe, Buchung und GoBD-Ablage

ELO Invoice Ablauf

XRechnung
Viewer und Validierung erforderlich — Prüfen

ZUGFeRD
PDF mit eingebettetem XML-Datensatz — Freigabe

Buchungsübergabe
Daten, Beleglink und Status übergeben — Buchen

  • Der strukturierte Datensatz muss erhalten bleiben.
  • Freigaben sollten nachvollziehbar dokumentiert sein.
  • ELO Invoice kann auch mit anderen ERP- und Buchhaltungssystemen angebunden werden, nicht nur mit DATEV.

Produktlösung

ELO Invoice macht aus eingehenden E‑Rechnungen einen durchgängigen, nachvollziehbaren Prozess.

ELO Invoice ist die ELO-Lösung für die digitale Bearbeitung von Eingangsrechnungen. Sie unterstützt Unternehmen dabei, Rechnungen zentral zu erfassen, relevante Daten zu erkennen, Freigaben zu steuern und Belege geordnet an Buchhaltung, ERP und Archivierung zu übergeben.

Formate erkennen

XRechnung, ZUGFeRD, PDF, Scan und weitere gängige Eingangsformate zusammenführen.

Daten nutzen

Rechnungsinformationen für Prüfung, Kontierung und Buchungsübergabe bereitstellen.

Freigaben steuern

Zuständige Personen, Vertretungen und Prüfschritte digital abbilden.

Nachweise sichern

Rechnung, Status, Freigabe und Belegbezug nachvollziehbar aufbewahren.

Empfang seit 2025

Inländische Unternehmen müssen E-Rechnungen im B2B-Bereich empfangen können. Für den Empfang gibt es keine Übergangsfrist.

Ein PDF allein reicht nicht aus

Ein PDF ersetzt keine strukturierte E‑Rechnung. Entscheidend ist ein strukturierter Datensatz nach EN 16931, etwa XRechnung oder ZUGFeRD.

XML aufbewahren

Bei E-Rechnungen muss mindestens der strukturierte Teil unverändert und maschinell auswertbar aufbewahrt werden.

Der praktische Unterschied

Eine eingehende E‑Rechnung ist mit dem Empfang noch nicht vollständig verarbeitet.

Ein E-Mail-Postfach kann für den technischen Empfang ausreichen. Im Alltag müssen Unternehmen aber mehr klären: Wer öffnet die XML-Datei? Wie wird sie lesbar gemacht? Welche Daten werden geprüft? Wer gibt die Rechnung frei? Wo wird sie nach GoBD aufbewahrt?

Was ohne geregelten Ablauf oft passiert

  • XRechnungen liegen als XML-Datei im Postfach und sind für Anwender kaum lesbar.
  • Rechnungsdaten werden trotzdem manuell in die Buchhaltung übertragen.
  • Freigaben laufen per E-Mail, Telefon oder Ausdruck und sind später schwer nachzuvollziehen.
  • Der strukturierte Datensatz wird nicht sauber archiviert oder geht durch Ausdrucke verloren.

Was ein sauberer Eingang leisten sollte

  • ELO Invoice sammelt eingehende Rechnungen aus E-Mail, Portal, Scan oder anderen Kanälen.
  • Die Lösung macht XRechnung, ZUGFeRD und weitere unterstützte Formate für die Bearbeitung nutzbar.
  • Freigabewege mit Rollen, Vertretungen und Statusübersicht werden digital abgebildet.
  • Rechnungsdaten können an ERP oder Buchhaltung übergeben und im ELO-Archiv aufbewahrt werden.

Vom Eingang bis zur Ablage

So sollte eine eingehende E-Rechnung durch Ihr
Unternehmen laufen.

Die einzelnen Schritte sind fachlich einfach zu verstehen. Entscheidend ist, dass sie nicht lose nebeneinanderstehen, sondern in einem nachvollziehbaren Ablauf verbunden sind.

01

Empfangen

ELO Invoice führt Rechnungen zentral zusammen, z. B. aus Rechnungsadresse, Portal, Scan oder angebundenen Systemen.

02

Lesbar machen

XRechnungen werden visualisiert, ZUGFeRD-Rechnungen mit ihrem XML-Anteil für die Bearbeitung bereitgestellt.

03

Validieren

Struktur, Format und Pflichtfelder können formal geprüft werden. Das ersetzt nicht die fachliche Prüfung.

04

Freigeben

Zuständige Personen prüfen Sachbezug, Betrag, Bestellung, Kostenstelle oder Projekt in einem digitalen Ablauf.

05

Buchen

Rechnungsdaten werden an Buchhaltung oder ERP übergeben, idealerweise mit Beleglink und Status.

06

Archivieren

Der strukturierte Datensatz bleibt im ELO-Archiv unverändert erhalten und ist später wieder auffindbar.

Kostenloser Beratungstermin 

Unverbindlich anfragen

ELO Invoice Funktionen

Was ELO Invoice im E‑Rechnungseingang für Sie übernimmt.

ELO Invoice bildet Ihren gesamten Prozess vom Eingang bis zur Archivierung im System ab. Wir konfigurieren mit Ihnen, welche Kontrollschritte, Freigabewege und Schnittstellen notwendig sind, damit Ihr E‑Rechnungseingang zuverlässig und nachvollziehbar funktioniert.

Erfassen

Rechnungen aus E-Mail, Scan, Upload oder angebundenen Systemen zentral im ELO-Prozess sammeln.

Auslesen

Kopf- und Positionsdaten für Prüfung, Kontierung und Weiterverarbeitung nutzbar machen.

Freigeben

Vier- oder Mehr-Augen-Prinzip, definierte Rollen, Vertretungen und Statusübersicht abbilden.

Übergeben

Daten und Beleglink an ERP oder Finanzbuchhaltung übergeben, auch außerhalb einer reinen DATEV-Umgebung.

Viewer, Validierung, Archivierung

Drei Punkte, die beim Rechnungseingang häufig unterschätzt werden.

Gerade bei XRechnung und ZUGFeRD ist wichtig, dass nicht nur die sichtbare Ansicht betrachtet wird. Maßgeblich sind die strukturierten Daten.

Viewer

Eine XRechnung ist eine XML-Datei. Für Anwender braucht es eine lesbare Darstellung, damit Beträge, Lieferant, Leistungsdaten und Steuerangaben sinnvoll geprüft werden können.

Validierung

Eine technische Validierung prüft, ob die Datei formal zum geforderten Standard passt. Sie ersetzt aber nicht die sachliche und steuerliche Prüfung der Rechnung.

Archivierung

Der strukturierte Datensatz muss unverändert erhalten bleiben. Ein Ausdruck oder eine reine PDF-Ablage kann den maschinenlesbaren Teil verlieren.

Prüfen Sie nicht nur die PDF-Ansicht.

Bei hybriden Formaten wie ZUGFeRD ist der strukturierte XML-Teil entscheidend. Wenn Bildteil und Datenteil voneinander abweichen, müssen Unternehmen wissen, welche Information maßgeblich ist.

Warum nasdo

Weil ELO Invoice in Ihre vorhandenen Abläufe passen muss.

Ein sauberer Rechnungseingang betrifft nicht nur die Buchhaltung. Auch Einkauf, Fachabteilungen, IT, ERP, Archivierung und Support müssen zusammenpassen. nasdo verbindet die ELO-Lösung mit diesen Anforderungen.

Wir klären alle fachlichen Fragen

  • Welche Rechnungen kommen heute über welche Kanäle?
  • Wer prüft sachlich, rechnerisch und steuerlich?
  • Welche Freigaberegeln gelten für Betrag, Standort, Kostenstelle oder Projekt?
  • Welche Nachweise müssen später für Prüfungen auffindbar sein?

Wir klären die technische Umsetzung

  • Welche ELO-Module, Workflows und Schnittstellen werden benötigt?
  • Wie werden ERP, Buchhaltung oder DATEV-Umfeld angebunden?
  • Wie werden Berechtigungen, Vertretungen und Ablagen eingerichtet?
  • Wie werden Anwender geschult und der laufende Betrieb betreut?

Nächster Schritt

Lassen Sie Ihren Rechnungseingang prüfen.

Im Beratungstermin klären wir, wie E-Rechnungen heute bei Ihnen ankommen, wie sie geprüft werden und welche Schritte für ELO Invoice, ERP-Anbindung und Archivierung sinnvoll sind.

Häufige Fragen

Was Unternehmen vor der Einführung wissen wollen

Für den reinen Empfang kann ein Postfach genügen. Für die Verarbeitung reicht es meist nicht, weil die Rechnung lesbar gemacht, geprüft, freigegeben, verbucht und archiviert werden muss.

XRechnungen sind reine XML-Dateien. Sie müssen visualisiert werden, damit Anwender sie prüfen können. Zusätzlich sollte formal validiert werden, ob Struktur und Pflichtangaben passen.

Nein. ELO Invoice kann auch mit anderen Buchhaltungs- und ERP-Systemen angebunden werden. DATEV kann ein Bestandteil sein, ist aber keine Voraussetzung für den Einsatz.

Ja, in der Übergangszeit und je nach Geschäftsfall können weiterhin andere Rechnungsarten eingehen. Ein guter Rechnungseingang sollte deshalb E-Rechnungen und sonstige Belege gemeinsam handhaben können.