Digitale Personalaktenpflicht 2027
Mythos vs. Rechtslage
Was 2027 wirklich Pflicht wird – und was nicht
In vielen HR-Abteilungen hält sich die Aussage, ab 2027 müsse die komplette Personalakte digital geführt werden. Das ist so nicht korrekt. Verpflichtend wird die elektronische Führung bestimmter, in § 8 Abs. 2 der Beitragsverfahrensverordnung (BVV) benannter Entgeltunterlagen. Rechtsgrundlage ist das Siebte Gesetz zur Änderung des Vierten Buches Sozialgesetzbuch. Betriebsprüfungen laufen künftig über die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (euBP) der Deutschen Rentenversicherung – papierbasierte Nachweise lassen sich darin praktisch nicht mehr sauber abbilden.
Für die Praxis bedeutet das: Wer prüfungssicher aufgestellt sein will, kommt an einer digitalen Ablage nicht vorbei, auch wenn kein Gesetz explizit „digitale Personalakte“ verlangt.
Der Praxis-Check
Fünf Bereiche, die Sie jetzt prüfen sollten
Statt Aktionismus rund um ein einzelnes Stichdatum lohnt sich ein strukturierter Blick auf Ablage, Unterlagen, Prozesse, Zuständigkeiten und Technik.
Fazit: Aus einer Fristfrage eine Chance machen
Der 1. Januar 2027 ist kein Grund für hektischen Aktionismus, sondern ein guter Anlass, bestehende HR-Prozesse grundsätzlich zu ordnen. Unternehmen, die Ablage, Entgeltunterlagen, Prozesse, Zuständigkeiten und Technik einmal strukturiert durchgehen, sind nicht nur für Betriebsprüfungen gerüstet, sondern gewinnen auch im Tagesgeschäft an Übersicht und Geschwindigkeit.
