Ab dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland bei Geschäften untereinander (B2B) elektronische Rechnungen verwenden. Diese Regelung wurde im Rahmen des Wachstumschancengesetzes eingeführt und zielt darauf ab, Digitalisierung von Rechnungsprozessen voranzutreiben und die Effizienz zu steigern.

Der größte Irrtum ist, dass eine PDF-Rechnung eine elektronische Rechnung sei. Das ist falsch: Eine PDF-Rechnung gilt lediglich als elektronisches Dokument und wird ab 2025 im B2B-Verkehr nicht mehr akzeptiert, da sie die rechtskonforme Datenstruktur vermissen lässt.

Die gesetzliche Grundlage bildet die europäische Norm EN 16931. Diese Norm definiert ein strukturiertes Datendokument, dessen Informationen (Rechnungsbetrag, Steuersätze, Positionsdaten) maschinenlesbar und damit automatisch verarbeitbar sind. Nur Rechnungen, die dieser Norm entsprechen, gelten in Deutschland ab 2025 als rechtskonforme E-Rechnung im B2B-Umfeld. Dies ist der Schlüssel zur revisionssicheren Belegarchivierung.

ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forum Elektronische Rechnung Deutschland) ist ein Hybrid-Format. Es besteht aus einer visuell lesbaren PDF-Datei und einer eingebetteten, maschinenlesbaren XML-Datei. Dies ist ideal für Unternehmen, die sowohl die digitale Verarbeitung benötigen als auch eine menschliche Prüfinstanz.

Die XRechnung ist ein reines XML-Format und enthält keine visuelle Komponente. Sie wird hauptsächlich für den Austausch mit öffentlichen Auftraggebern verwendet (B2G), wird aber auch im B2B-Bereich als EN-16931-konformes Format akzeptiert. Sie ermöglicht eine vollautomatisierte System-zu-System-Kommunikation.

Die Umstellung erfordert in der Regel Anpassungen in Ihren IT-Systemen. Entscheidend ist die nahtlose Anbindung der E-Rechnungs-Schnittstelle an Ihr bestehendes ERP-System (z.B. SelectLine) oder ein zentrales Dokumentenmanagement-System (DMS) wie ELO.

Egal ob Sie ein spezialisiertes ERP wie SelectLine oder eine allgemeine Lösung nutzen: Wir vermeiden teure Systemwechsel. Mit unserem Konnektor ECMConnect wird Ihr zentrales ERP mit Ihrem Dokumentenmanagement-System (DMS) wie ELO zum Dreh- und Angelpunkt der revisionssicheren Belegarchivierung. Alle eingehenden E-Rechnungen werden zentral erfasst, automatisch den Buchungskonten zugewiesen und GoBD-konform im DMS gespeichert.

Das Peppol-Netzwerk ist der Standard für den elektronischen Rechnungsaustausch B2B in Europa. Es dient als sicheres Transportprotokoll für Ihre E-Rechnungen (ZUGFeRD oder XRechnung). Die Anbindung erfolgt über einen zertifizierten Access Point. Wir sorgen dafür, dass Ihr System direkt in dieses Netzwerk integriert wird, um den Empfang und den Versand zu automatisieren.

• Peppol-Netzwerk: Für den sicheren Austausch der E-Rechnungen setzen viele Unternehmen auf das Peppol-Netzwerk. Es ist der internationale Standard für den elektronischen Belegaustausch und ermöglicht eine direkte Kommunikation zwischen den IT-Systemen von Sender und Empfänger.
• DMS/Archivierung: Ein DMS wie ELO Digital Office ist essenziell. Es empfängt die strukturierten Daten, verarbeitet sie automatisch (z.B. Freigabe-Workflow) und archiviert sie revisionssicher und GoBD-konform.
• ERP-Anbindung: Die nasdo AG nutzt eigene Konnektoren wie ECMConnect, um sicherzustellen, dass die E-Rechnungen direkt mit Ihren Stammdaten und Buchungsprozessen im ERP verknüpft werden – ohne teuren Systemwechsel.

Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsgemäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) ist das Fundament der digitalen Buchhaltung in Deutschland. Sie schreibt vor, wie Geschäftsdokumente elektronisch zu führen und aufzubewahren sind. Die Einhaltung dieser Grundsätze ist nicht optional, sondern gesetzlich vorgeschrieben und wird bei jeder Betriebsführung intensiv kontrolliert.

Die revisionssichere Archivierung von E-Rechnungen bedeutet, dass das Dokument ab dem Zeitpunkt des Eingangs für mindestens zehn Jahre unveränderbar gespeichert werden muss. Dies schließt auch die Dokumentation des gesamten Verarbeitungsprozesses (Eingang, Prüfung, Freigabe) ein. Ein gängiges Archivierungssystem wie ELO bietet hierfür die notwendigen technischen und organisatorischen Maßnahmen, inklusive Audit-Trails und Zeitstempel.

• Unveränderbarkeit: Durch digitale Signaturen und Schreibschutz im Archivsystem
• Nachvollziehbarkeit: Lückenlose Protokollierung aller Schritte im Workflow
• Datenzugriff: Gewährleistung der maschinellen Auswertbarkeit der Rechnungsdaten durch das Finanzamt

Die GoBD-konforme E-Rechnung ist somit ein Zusammenspiel aus korrektem Format (EN16931) und korrektem Prozess (revisionssichere Archivierung). Mit einer professionellen Lösung wie der ERP- oder DMS-Integration durch die nasdo AG stellen Sie sicher, dass diese Anforderungen erfüllt werden und Sie bei einer Betriebsprüfung keine bösen Überraschungen erleben.

Die PDF-Rechnung ist im Wesentlichen ein „Bild“ der Rechnung. Die Daten sind nicht strukturiert und können nicht automatisch von Systemen ausgelesen werden. Ab 2025 müssen Rechnungen der Norm EN 16931 entsprechen, was nur ZUGFeRD, XRechnung und ähnliche Formate gewährleisten. Die PDF-Rechnung ist somit kein rechtskonformer elektronischer Rechnungsaustausch B2B mehr.

Verstöße gegen die Pflicht zum Empfang ab 2025 können zu Problemen in der Buchhaltung und in der Folge zu Bußgeldern führen, insbesondere wenn die GoBD-Konformität durch falsche Archivierung oder fehlenden Automatisierung verletzt wird. Sie riskieren die Nichtanerkennung des Vorsteuerabzugs, da die Eingangsrechnungen nicht ordnungsgemäß vorliegen.

Dies hängt von der Komplexität Ihrer IT ab. Mit einer klaren Roadmap, wie sie die nasdo AG anbietet (Analyse, Konzept, Integration), kann die E-Rechnung Umstellung in 30 bis 90 Tagen abgeschlossen sein. Wesentlich ist die frühzeitige Entscheidung für einen Integrationspartner.

*Alle Angaben auf dieser Seite dienen lediglich der allgemeinen Information und stellen keine Rechts- oder Steuerberatung dar. Für eine individuelle, rechtliche verbindliche Beratung wenden Sie sich bitte an einen Steuerberater oder Rechtsanwalt. Die nasdo AG übernimmt keine Haftung für die Richtigkeit und Vollständigkeit der hier gemachten Angaben.