Digitale Personalakte 2027: Was Unternehmen jetzt wissen müssen
Ab 2027 endet die bisherige Befreiungsmöglichkeit für elektronische Entgeltunterlagen. Für Arbeitgeber wird damit die digitale, nachvollziehbare und prüffähige Organisation lohn- und sozialversicherungsrelevanter Unterlagen endgültig zum Pflichtprojekt. Die nasdo AG erklärt die gesetzlichen Grundlagen und unterstützt Sie mit der passenden Lösung für die digitale Personalakte.
Digitale Personalakte Pflicht 2027: Was Unternehmen jetzt wissen müssen
Ab 2027 endet die bisherige Befreiungsmöglichkeit für elektronische Entgeltunterlagen. Für Arbeitgeber wird damit die digitale, nachvollziehbare und prüffähige Organisation lohn- und sozialversicherungsrelevanter Unterlagen endgültig zum Pflichtprojekt. Die nasdo AG erklärt die gesetzlichen Grundlagen und unterstützt Sie mit der passenden Lösung für die digitale Personalakte.
Ihr Partner für die digitale Personalakte
Mit der nasdo AG sind Sie schnell bereit für die Pflicht ab 2027
Wichtig für eine saubere Einordnung
Wird 2027 die gesamte digitale Personalakte Pflicht?
Gesetzestexte und offizielle Quellen
Die wichtigsten Rechtsgrundlagen für elektronische Entgeltunterlagen
Für Unternehmen sind vor allem die Beitragsverfahrensverordnung, die Betriebsprüfung nach dem Vierten Sozialgesetzbuch, die gemeinsamen Grundsätze nach § 9a BVV sowie Datenschutzanforderungen aus DSGVO und BDSG relevant.*
*Die Inhalte dieser Seite dienen ausschließlich der allgemeinen Information und stellen keine Rechts- oder Steuerberatung dar. Trotz sorgfältiger Prüfung übernehmen wir keine Gewähr für die Vollständigkeit, Richtigkeit und Aktualität der Angaben. Bitte lassen Sie die Informationen im Einzelfall durch eine qualifizierte Rechts- oder Steuerberatung prüfen.
Was sich für Arbeitgeber ändert
Was von der elektronischen Führung betroffen ist
Die Pflicht betrifft nicht nur einzelne PDFs. Unternehmen müssen sicherstellen, dass relevante Entgeltunterlagen elektronisch geführt, auffindbar, lesbar, vollständig und für Prüfzwecke verfügbar sind. Entscheidend ist ein belastbarer Prozess von der Entstehung eines Dokuments bis zur Aufbewahrung und späteren Prüfung.
Datenschutz, Sicherheit und Nachvollziehbarkeit
Warum die digitale Personalakte besondere Sorgfalt braucht
Personalakten enthalten besonders sensible personenbezogene Daten. Deshalb reicht es nicht, Dokumente einfach digital abzulegen. Unternehmen brauchen ein durchdachtes Zusammenspiel aus Datenschutz, IT-Sicherheit, Rollen- und Rechtekonzept, Protokollierung, Aufbewahrung und Löschung.
Typischer Irrtum
Warum ein Netzlaufwerk keine digitale Personalakte ist
Viele Unternehmen haben bereits PDFs, Scans oder digitale Ordner. Das ist ein Anfang, aber noch keine prüffähige digitale Personalakte. Kritisch wird es, wenn Dokumente uneinheitlich benannt, mehrfach gespeichert, nicht versioniert, für zu viele Personen zugänglich oder im Prüfungsfall nur schwer auffindbar sind.
Eine belastbare Lösung braucht:
Empfohlener Fahrplan bis 2027
In vier Schritten zur digitalen Dokumentenverwaltung
Die Umstellung betrifft Prozesse, Menschen und Systeme. Deshalb sollte die Einführung nicht erst Ende 2026 starten. Ein realistischer Fahrplan hilft, Unterlagen, Datenschutz, Betriebsrat, IT und Lohnabrechnung rechtzeitig zusammenzubringen.
Von der Pflicht zur Lösung
Digitale Personalakte mit ELO und nasdo AG
Mit ELO lassen sich Personalunterlagen zentral, strukturiert und sicher verwalten.
Die nasdo AG ergänzt die Lösung um Beratung, technische Umsetzung, Prozessverständnis und laufende Betreuung. So entsteht keine isolierte Dateiablage, sondern ein belastbares System für HR, Payroll, IT und Geschäftsführung.
Wir prüfen gemeinsam mit Ihnen, welche Unterlagen und Prozesse relevant sind, wie Berechtigungen aufgebaut werden sollten und wie die digitale Personalakte in Ihre bestehende IT-Landschaft passt.
Digital Business Solutions
Darum ist die nasdo AG Ihr ELO-Partner
Nicht nur Software verkaufen – sondern Lösungen liefern. Das ist unser Versprechen seit über 25 Jahren.
