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  • XRechnung & ZUGFeRD

  • GoBD-konform

E‑Rechnungen sicher empfangen, versenden und archivieren

Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Für den Versand gelten Übergangsfristen. Entscheidend ist, dass Rechnungseingang, Rechnungsausgang und Archivierung sauber zusammenspielen.

  • Empfang seit 2025 verpflichtend

  • Versandpflicht wird gestaffelt eingeführt

  • ELO, Haufe X360 und SelectLine als Umsetzungspartner

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Seit 1. Januar 2025

Inländische Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können.

Ab 01. Januar 2027

Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz müssen E-Rechnungen ausstellen.

Ab 01. Januar 2028

Nach Ablauf der Übergangs-fristen ist die E-Rechnung im inländischen B2B-Bereich grundsätzlich verpflichtend.

8 Jahre

Umsatzsteuerliche Aufbewahrung ein- und ausgehender Rechnungen.

Was wir für Sie klären

Welche Lösung passt zu Ihren Rechnungsabläufen?

Viele Unternehmen haben bereits Buchhaltung, ERP, Warenwirtschaft oder ein Dokumentenmanagement im Einsatz. Wir prüfen, welche Systeme bleiben können, wo Schnittstellen nötig sind und welche Aufgaben ELO, Haufe X360 oder SelectLine sinnvoll übernehmen.

Warum jetzt handeln

Der rechtssichere Empfang ist
nur der erste Schritt

Für einen sicheren und effizienten Rechnungsprozess sollten E-Rechnungenzusätzlich geprüft, lesbar dargestellt, verarbeitet, freigegeben und ordnungsgemäß aufbewahrt werden.

Heute

Prüfen, ob E-Rechnungen nicht nur ankommen, sondern gelesen, validiert und korrekt archiviert werden.

2026

Rechnungseingang festigen, Stammdaten prüfen und die Erstellung ausgehender E-Rechnungen vorbereiten.

2027

Unternehmen mit Vor-jahresumsatz über 800.000 € müssen E-Rechnungen ausstellen können.

2028+

Die Versandpflicht gilt auch für die übrigen Unternehmen, soweit keine Ausnahme greift.

Gesetzliche Einordnung

Die wichtigsten Grundlagen zur E‑Rechnung

Die E-Rechnungspflicht betrifft grundsätzlich Rechnungen über Umsätze zwischen inländischen Unternehmen. Für die Ausstellung gelten Übergangsfristen und gesetzliche Ausnahmen, beispielsweise für Kleinbetragsrechnungen, Fahrausweise und bestimmte steuerfreie Umsätze.

§ 14 UStG: Pflicht zur E-Rechnung

Der geänderte § 14 UStG definiert die elektronische Rechnung als strukturierten Datensatz nach EN 16931 und unterscheidet sie von der bloßen sonstigen Rechnung, zu der auch eine einfache PDF zählt.

EN 16931: Der europäische Standard

Die europäische Norm legt ein einheitliches semantisches Datenmodell für elektronische Rechnungen fest. XRechnung und ZUGFeRD sind zwei zulässige Umsetzungen dieser Norm mit unterschiedlicher technischer Ausprägung.

GoBD: Aufbewahrung & Nachvollziehbarkeit

Die GoBD verlangen eine unveränderbare, vollständige und nachvollziehbare Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen. Für E-Rechnungen bedeutet das: der strukturierte Datensatz muss unverändert archiviert werden.

Übergangsfristen für den Versand

Für den Versand gelten Übergangsregelungen, die sich unter anderem am Vorjahresumsatz orientieren. Kleinere Unternehmen haben tendenziell länger Zeit, größere Unternehmen sind früher betroffen. Die genaue Einordnung sollte im Einzelfall geprüft werden.

*Die Inhalte dieser Seite dienen ausschließlich der allgemeinen Information und stellen keine Rechts- oder Steuerberatung dar. Trotz sorgfältiger Prüfung übernehmen wir keine Gewähr für die Vollständigkeit, Richtigkeit und Aktualität der Angaben. Bitte lassen Sie die Informationen im Einzelfall durch eine qualifizierte Rechts- oder Steuerberatung prüfen.

Zwei Seiten, ein Prozess

Empfang und Versand müssen getrennt verstanden und gemeinsam geplant werden.

Der Empfang elektronischer Rechnungen ist bereits Pflicht, der Versand wird gestaffelt verpflichtend. Wer beide Bereiche gemeinsam plant, vermeidet doppelte Erfassung, unklare Ablagen und spätere Nacharbeiten.

Eingangsrechnung

Elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten

  • Technischer Empfang, z. B. per E-Mail-Postfach, sicherstellen
  • XRechnung und ZUGFeRD lesbar machen und visualisieren
  • Prüfung, Freigabe und Verbuchung im bestehenden System abbilden
  • Unveränderte, GoBD-konforme Archivierung sicherstellen

Ausgangsrechnung

Ausgangsrechnungen zukunftssicher erstellen und versenden

  • Passendes Format je nach Kundenanforderung festlegen
  • Erstellung direkt aus Buchhaltung, ERP oder Warenwirtschaft
  • Übertragungsweg klären: E-Mail, Peppol oder Kundenportal
  • Fristen je nach Unternehmensgröße rechtzeitig einplanen

Was die nasdo AG für Sie klärt

Welche Systeme übernehmen welche Aufgabe?

Viele Unternehmen haben bereits Buchhaltung, ERP, Warenwirtschaft oder ein Dokumentenmanagement im Einsatz. Wir prüfen, welche Systeme bleiben können und wo Schnittstellen nötig sind.

Bestand prüfen

Rechnungskanäle, Belegvolumen, Buchhaltung, ERP und Archivierung aufnehmen.

Eingang regeln

Anzeige, Prüfung, Freigabe, Verbuchung und Archivierung eingehender E-Rechnungen klären.

Ausgang vorbereiten

Erstellung, Formatwahl, Kundenvorgaben und Versand aus dem passenden System abbilden.

Mitarbeiter einbinden

Zuständigkeiten, Schulung, Testfälle und Support für den laufenden Betrieb festlegen.

Kostenloser Beratungstermin

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Umsetzung

So lässt sich die E-Rechnung Schritt für Schritt einführen

Am Anfang steht keine Softwareentscheidung, sondern ein genauer Blick auf den heutigen Ablauf. Danach wird festgelegt, was sofort nötig ist, was bis zur Versandpflicht vorbereitet werden muss und welche Systeme beteiligt sind.

01

Ist-Aufnahme

Welche Rechnungen kommen wie an? Welche Systeme erzeugen Rechnungen? Wo wird archiviert?

02

Pflichten klären

Fristen, Formate, GoBD, Verantwortlichkeiten und Prüfschritte für Ihr Unternehmen einordnen.

03

Ablauf festlegen

Eingang, Ausgang, Validierung, ERP, DMS und Schnittstellen konkret beschreiben.

04

Umsetzung

Systeme konfigurieren, Workflows testen, Stammdaten prüfen und Anwender vorbereiten.

05

Alltag begleiten

Start begleiten, Rückfragen klären, Ablage prüfen und Support sicherstellen.

Formate & Validierung

Warum ein PDF noch keine E‑Rechnung ist

Eine einfache PDF-Rechnung enthält keine strukturierten Rechnungsdaten und gilt deshalb nicht als E-Rechnung im Sinne des Umsatzsteuergesetzes. Eine E-Rechnung muss in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden und eine elektronische Verarbeitung ermöglichen.

Format Was es bedeutet Worauf Sie achten müssen
PDF Visuell lesbar, aber unstrukturiert. Seit 2025 keine E-Rechnung im Sinne der Pflicht, sondern sonstige Rechnung.
ZUGFeRD PDF/A-3 mit eingebettetem XML-Datensatz.
Nur passende Profile nutzen. Der XML-Teil ist massgeblich.
XRechnung Reines XML-Format nach EN 16931. Viewer und Validator benoetigen, weil keine klassische PDF-Ansicht enthalten ist.
Peppol / EDI Uebertragungs- und Austauschwege. Transport, Formatkonformität und Integration muessen gemeinsam geplant werden.

Passendes E-Rechnungsformat finden

Wir prüfen gemeinsam mit Ihnen, welche Formate Ihre Kunden, Lieferanten und bestehenden Systeme benötigen.

Ihr Ansprechpartner

Ihr fester Ansprechpartner –
vom Start bis zum Betrieb

Eberlein, Patrick

Wir besprechen gemeinsam, wie Rechnungen heute bei Ihnen eingehen, wie Ausgangsrechnungen erstellt werden und welche Systeme beteiligt sind. Danach erhalten Sie eine klare Einschätzung, welche Schritte für Empfang, Versand und Archivierung sinnvoll sind.

Nächster Schritt

E‑Rechnungsprozess prüfen lassen

Sie möchten wissen, ob Ihre bestehenden Systeme und Prozesse für die E-Rechnung geeignet sind? Wir analysieren gemeinsam mit Ihnen Empfang, Erstellung, Übertragung, Verarbeitung und Aufbewahrung und zeigen konkrete Optimierungsmöglichkeiten auf.

FAQ

Häufige Fragen zur E-Rechnung

Für die Umstellung auf die E-Rechnung reicht es nicht aus, lediglich eine technische Funktion zu aktivieren. Bestehende Abläufe müssen geprüft, neue Prozesse abgestimmt und die eingesetzten Systeme aufeinander vorbereitet werden. Ein frühzeitiger Einstieg schafft dabei den nötigen Spielraum, um die Einführung sorgfältig zu testen und ohne unnötigen Zeitdruck umzusetzen.

Für den technischen Empfang kann ein Postfach genügen. Danach beginnt aber die eigentliche Arbeit: Die Rechnung muss lesbar gemacht, geprüft, freigegeben, verbucht und unverändert archiviert werden.

Der Eingang ist bereits verpflichtend. Der Ausgang wird gestaffelt verpflichtend. Wer beide Bereiche zusammen plant, vermeidet doppelte Erfassung, unklare Ablagen und spätere Nacharbeiten.

Nicht pauschal. ZUGFeRD kombiniert eine PDF-Ansicht mit XML-Daten und ist im B2B-Umfeld oft gut handhabbar. XRechnung ist ein reines XML-Format und vor allem im Austausch mit öffentlichen Auftraggebern verbreitet.