Ratgeber · E-Rechnungspflicht

Checkliste E-Rechnung 2027: Was Ihr Unternehmen jetzt prüfen sollte

Der Prüfrahmen für mittelständische Unternehmen – von Empfang und Prüfung über Verarbeitung und Organisation bis zur revisionssicheren Archivierung und dem Versand.

  • Rechtssicher planen

  • Prozesse strukturieren

  • Zukunftssicher umsetzen

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6 Prüfbereiche

Von Empfang und Prüfung bis Archivierung und Versand.

Seit 2025

Inländische Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können.

Ab 2027

Die gestaffelte Versandpflicht für E-Rechnungen beginnt.

Inhalte im Überblick

Sechs Bereiche. Ein klarer Prüfpfad.

Die E-Rechnung betrifft nicht nur ein Dateiformat, sondern den kompletten Prozess. Diese Checkliste führt strukturiert durch die relevanten Themen.

01 · Empfang & Pflicht

Rechtssicherer Empfang strukturierter Rechnungen und klare Abgrenzung zu PDF.

02 · Prüfung

Validierung, Sichtprüfung und nachvollziehbare Prüfprotokolle.

03 · Verarbeitung

Automatisierte Übergabe an ERP bzw. Buchhaltung ohne Medienbrüche.

04 · Organisation

Zuständigkeiten, Prozesse, Dokumentation und Vertretungsfähigkeit.

05 · Archivierung

Revisionssichere und nachvollziehbare Aufbewahrung des Originals.

06 · Ausgang

Erstellung und Versand strukturierter E-Rechnungen ab 2027.

Die große Checkliste

Was Sie jetzt konkret prüfen sollten.

Die Punkte sind als Arbeitscheck gedacht. Nutzen Sie offene Punkte als Grundlage für Ihren Maßnahmenplan.

Vom Pflichtpunkt zum Maßnahmenplan.

Konformität entsteht dort, wo Technik, Organisation und Prozesse sauber ineinandergreifen.

6

Prüfbereiche

2025

Empfangspflicht

2027

Versandpflicht

Empfang strukturierter E-Rechnungen

XRechnung, ZUGFeRD und weitere EN-16931-konforme Formate.

  • Das Unternehmen kann E-Rechnungen technisch empfangen.
  • Der strukturierte Inhalt kann lesbar dargestellt werden.

Abgrenzung von E-Rechnung und PDF

Der strukturierte Datensatz ist rechtlich maßgeblich.

  • Im Unternehmen ist klar, dass ein PDF keine E-Rechnung ist.
  • Bei hybriden Formaten wird der XML-Teil korrekt verarbeitet.

Validierung & Prüfprotokoll

Formale und inhaltliche Kontrolle eingehender Rechnungen.

  • E-Rechnungen werden gegen EN 16931 validiert.
  • Prüfergebnisse werden nachvollziehbar aufbewahrt.

ERP- & Buchhaltungsintegration

Daten möglichst automatisiert und ohne Medienbruch weitergeben.

  • Rechnungsdaten werden automatisiert übergeben.
  • Zuordnung zu Bestellungen bzw. Vorgängen ist möglich.

Organisation & Dokumentation

Verantwortlichkeiten und Prozesswissen nachvollziehbar festhalten.

  • Zuständigkeiten für Eingang, Prüfung und Freigabe sind definiert.
  • Vertretungsregeln und Prozessdokumentation sind vorhanden.

Revisionssichere Archivierung & Versand

Originaldaten vollständig, unveränderbar und auffindbar aufbewahren.

  • Originaldateien werden revisionssicher archiviert.
  • Der strukturierte Versand ab 2027 ist technisch vorbereitet.

Checkliste
E-Rechnung 2027

Prüfen Sie Ihre Prozesse rund um die E-Rechnung: Unser kompakter Leitfaden führt Sie Schritt für Schritt durch die Vorgaben und zeigt, wo in Ihrem Unternehmen noch Handlungsbedarf besteht.

Empfang & Pflicht

Prüfung

Verarbeitung

Organisation

Archivierung

Ausgang

  • In 60 Sekunden anfordern

Checkliste kostenlos
als PDF herunterladen

Diese Checkliste dient ausschließlich als allgemeine Hilfestellung und Orientierung im Sinne eines Ratgebers. Sie stellt keine Rechts- oder Steuerberatung dar und ersetzt diese nicht. Alle Angaben erfolgen nach bestem Wissen, jedoch ohne Gewähr auf Vollständigkeit und Richtigkeit. Für verbindliche Auskünfte zu Ihrer individuellen Situation wenden Sie sich bitte an Ihren Steuerberater oder eine rechtliche Beratung.

Umsetzungsfahrplan

In fünf Schritten zur sauberen Umsetzung.

Der sinnvollste Weg ist nicht „Tool kaufen und fertig“, sondern ein abgestimmtes Zusammenspiel aus Ist-Analyse, Planung, Technik, Tests und Go-Live.

01

Analyse

Pflichten, bestehende Systeme und Prozesslücken prüfen.

02

Planung

Prozesse, Rollen, Systeme und Partner aufeinander abstimmen.

03

Umsetzung

Schnittstellen, Viewer, Validierung und Workflows realisieren.

04

Test & Schulung

Testfälle, Mitarbeiterschulung und interne Kommunikation durchführen.

05

Go-Live

Produktiv starten und Prozess kontinuierlich optimieren.

Nutzen & Compliance

Nicht nur Pflicht — auch Prozesschance.

Rechtssicher

Anforderungen sauber abbilden und Risiken reduzieren.

Effizient

Automatisierung reduziert manuellen Aufwand und Fehler.

Transparent

Klare Daten, nachvollziehbare Prüfungen und bessere Übersicht.

Nachhaltig

Weniger Papier, weniger Medienbrüche, weniger Doppelarbeit.

Zukunftssicher

Digitale Rechnungsprozesse skalierbar und erweiterbar aufstellen.

„Mit der E-Rechnung schaffen Sie die Basis für effizientere, transparentere und zukunftssichere Finanzprozesse.“

Ausnahmen & FAQ

Die häufigsten Fragen kompakt beantwortet.

Ausnahmen

Je nach Fall können gesetzlich geregelte Ausnahmen greifen. Diese sollten jedoch nicht pauschal angenommen, sondern konkret geprüft werden.

  • bestimmte Kleinbetragsrechnungen
  • bestimmte Fahrausweise
  • Rechnungen an Endverbraucher
  • weitere gesetzlich definierte Sonderfälle

Hinweis: Ausnahmen sind eng definiert und sollten regelmäßig auf Aktualität geprüft werden.

Müssen alle Rechnungen E-Rechnungen sein?

Die Pflicht wird stufenweise eingeführt. Entscheidend sind Geschäftsvorgang, Empfänger und gesetzliche Übergangsregelungen.

In der Praxis spielen insbesondere XRechnung und ZUGFeRD eine zentrale Rolle, sofern sie der EN 16931 entsprechen.

Nein. Ein PDF ist keine strukturierte E-Rechnung. Maßgeblich ist der maschinenlesbare strukturierte Datensatz.

Nicht unbedingt. Entscheidend ist, ob vorhandene Systeme Empfang, Darstellung, Validierung, Verarbeitung und Archivierung sauber abbilden können.

Nächste Schritte

Jetzt handeln. Kostenlose Erstberatung sichern.

Nutzen Sie die Checkliste als Ausgangspunkt für eine strukturierte Ist-Analyse und einen belastbaren Umsetzungsplan. Über 25 Jahre Erfahrung, 5 Standorte in Bayern, kostenfreie Erstberatung.

Ihr Ansprechpartner

Bereit für die E-Rechnung

Eberlein, Patrick

Wir besprechen gemeinsam, wie Rechnungen heute bei Ihnen eingehen, wie Ausgangsrechnungen erstellt werden und welche Systeme beteiligt sind. Danach erhalten Sie eine klare Einschätzung, welche Schritte für Empfang, Versand und Archivierung sinnvoll sind.