XRechnung oder ZUGFeRD?
Wer E-Rechnungen versendet oder empfängt, trifft schnell auf zwei Namen: XRechnung und ZUGFeRD. Beide enthalten strukturierte Rechnungsdaten, die Buchhaltungs- und ERP-Systeme automatisiert übernehmen können. Ein gewöhnliches PDF erfüllt diese Voraussetzung nicht.
Für Unternehmen ist deshalb nicht nur wichtig, welches Format formal zulässig ist. Entscheidend ist, welches Format Empfänger akzeptieren, welche Geschäftsfälle abgebildet werden müssen und wie Prüfung, Freigabe und Archivierung organisiert sind.
Der entscheidende Unterschied
Der entscheidende Unterschied
XRechnung und ZUGFeRD im Vergleich
| Kriterium | XRechnung | ZUGFeRD |
|---|---|---|
| Aufbau | Reine XML-Datei | PDF/A-3 mit eingebettetem XML-Datensatz |
| Typischer Einsatz |
Stark systemorientierte Prozesse, häufig B2G |
B2B-Prozesse mit automatisierter und visueller Nutzung |
| Rechtliche Eignung | Erfüllt grundsätzlich EN 16931 | Ab Version 2.0.1 grundsätzlich geeignet, außer MINIMUM und BASIC-WL |
| Prüfschwerpunkt | XML validieren und visualisieren | XML validieren und Übereinstimmung mit PDF sichern |
| Lesbarkeit | Viewer oder Fachsoftware nötig | PDF direkt lesbar; XML für Systeme |
Zwei Seiten eines Prozesses
Welches Format passt zu Ihrem Unternehmen?
Der Rechnungseingang und der Rechnungsausgang stellen unterschiedliche Anforderungen. Beide müssen jedoch in dieselbe Systemlandschaft und dieselben organisatorischen Abläufe passen.
Die Wahl ist keine reine Geschmacksfrage. Öffentliche Auftraggeber können konkrete Formate, Pflichtfelder, Leitweg-ID und Einreichungswege vorgeben. Im inländischen B2B-Bereich wird grundsätzlich keine Leitweg-ID benötigt. Dort zählen die Vereinbarung mit Geschäftspartnern sowie die Fähigkeiten der eingesetzten Systeme.
Fazit: Nicht das Format allein, sondern der Ablauf zählt
XRechnung ist konsequent maschinenorientiert, ZUGFeRD verbindet Sichtbeleg und strukturierte Daten. Beide können richtig sein. Die belastbare Entscheidung entsteht aus Empfängeranforderungen, Systemfähigkeit, Geschäftsfall und einem durchgängigen digitalen Prozess.
